Questões de Definições / Fases da Gestão de Documentos (Arquivologia)

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Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: Teoria e Prática" (2008), destaca a importância da gestão documental para a organização e preservação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. A autora classifica o ciclo de vida dos documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente. Com base nessa classificação, assinale a alternativa que corretamente descreve a fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.

  • A Refere-se à fase em que os documentos são de uso frequente e necessário para as atividades administrativas diárias da organização.
  • B Refere-se à fase em que os documentos perderam completamente seu valor de uso e são descartados, sem a necessidade de qualquer avaliação.
  • C É a fase em que os documentos são armazenados permanentemente, pois têm valor histórico ou cultural, sendo preservados indefinidamente.
  • D Refere-se ao armazenamento digital de documentos após o descarte dos documentos físicos.
  • E Trata-se da fase em que os documentos têm uso eventual, mas ainda têm valor administrativo, legal ou fiscal e aguardam a decisão sobre sua destinação final.

Leia o texto a seguir.

A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].

A atividade à qual o texto se refere é a

  • A produção.
  • B destinação.
  • C avaliação.
  • D classificação.

A segunda fase da gestão de documentos envolve

  • A a destinação.
  • B a fixação de prazos.
  • C o controle de produção.
  • D as atividades de protocolo.
  • E a elaboração de formulários.

Assinale a afirmativa correta sobre a gestão de documentos arquivísticos e suas fases.

  • A As atividades de protocolo e as técnicas específicas de classificação ocorrem na segunda fase da gestão de documentos.
  • B Na fase de produção, os documentos devem percorrer um fluxo para o cumprimento das funções que deram origem à sua criação.
  • C A gestão de documentos assegura de maneira eficiente a eliminação de arquivos de valor secundário que não são mais de interesse do órgão produtor e/ou acumulador.
  • D A fase de destinação ocorre com a transferência dos documentos para o arquivo permanente ou com a eliminação prevista em tabela de temporalidade e destinação documental.

Sobre os elementos característicos dos documentos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.


( ) Forma: é o estágio de preparação e de transmissão de documentos. Exemplos: original, cópia, minuta e rascunho.


( ) Tipo: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim, certidão, declaração e relatório.


( ) Gênero: é a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: documentação audiovisual e documentação fonográfica.


( ) Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim de ocorrência, certidão de nascimento e declaração de bens.


A sequência está correta em 

  • A F, V, F, V.
  • B V, V, F, F.
  • C F, F, V, V.
  • D V, F, V, F.