Questões de Definições / Fases da Gestão de Documentos (Arquivologia)

Limpar Busca

Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: Teoria e Prática" (2008), destaca a importância da gestão documental para a organização e preservação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. A autora classifica o ciclo de vida dos documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente. Com base nessa classificação, assinale a alternativa que corretamente descreve a fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.

  • A Refere-se à fase em que os documentos são de uso frequente e necessário para as atividades administrativas diárias da organização.
  • B Refere-se à fase em que os documentos perderam completamente seu valor de uso e são descartados, sem a necessidade de qualquer avaliação.
  • C É a fase em que os documentos são armazenados permanentemente, pois têm valor histórico ou cultural, sendo preservados indefinidamente.
  • D Refere-se ao armazenamento digital de documentos após o descarte dos documentos físicos.
  • E Trata-se da fase em que os documentos têm uso eventual, mas ainda têm valor administrativo, legal ou fiscal e aguardam a decisão sobre sua destinação final.

Leia o texto a seguir.

A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].

A atividade à qual o texto se refere é a

  • A produção.
  • B destinação.
  • C avaliação.
  • D classificação.

A gestão de documentos é um processo essencial nas organizações. Em relação a essa prática, considere as afirmações a seguir. Registre V, para verdadeiras, e F, para falsas:

(__)A padronização de práticas de gestão de documentos contribui para a criação de sistemas de classificação, mas não interfere nos procedimentos de eliminação de documentos, que são definidos exclusivamente por legislação específica.
(__)A avaliação documental é uma etapa primordial na gestão de documentos, pois permite a análise do valor administrativo, fiscal, legal e histórico de cada documento, determinando o tempo de guarda e a fase a que pertence no ciclo de vida documental.
(__)A política de acesso e segurança da gestão de documentos deve ser homologada às leis de proteção de dados, exigindo a adoção de medidas de controle de acesso, rastreabilidade das consultas e proteção contra acessos não autorizados.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

  • A F − F − V.
  • B F − V − V.
  • C V − F − F.
  • D F − V − F.

A avaliação e destinação de documentos são etapas fundamentais na gestão documental, garantindo que os documentos sejam mantidos, eliminados ou preservados de acordo com seu valor administrativo, legal e histórico. Analise as afirmações a seguir:

I.A avaliação de documentos deve ser realizada apenas no momento de sua criação, pois uma vez arquivados, seus valores são fixos e não revisões de revisões posteriores.
II.O destino de documentos pode incluir a eliminação, a transferência para arquivos permanentes ou a preservação digital, dependendo do valor e da necessidade de uso contínuo dos documentos na organização.
III.A elaboração e atualização de tabelas de temporalidade são processos que devem envolver tanto arquivistas quanto gestores das áreas responsáveis pela produção de documentos, assegurando que a avaliação dos documentos atenda às necessidades e objetivos organizacionais.

Diante das afirmações apresentadas, assinale a alternativa correta:

  • A Somente a afirmação III está correta.
  • B As afirmações II e III estão corretas.
  • C Somente a afirmação II está correta.
  • D As afirmações I e II estão corretas.

A segunda fase da gestão de documentos envolve

  • A a destinação.
  • B a fixação de prazos.
  • C o controle de produção.
  • D as atividades de protocolo.
  • E a elaboração de formulários.