Questões de Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário (Arquivologia)

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Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: Teoria e Prática" (2008), destaca a importância da gestão documental para a organização e preservação dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. A autora classifica o ciclo de vida dos documentos em três fases: corrente, intermediária e permanente. Com base nessa classificação, assinale a alternativa que corretamente descreve a fase intermediária do ciclo de vida dos documentos.

  • A Refere-se à fase em que os documentos são de uso frequente e necessário para as atividades administrativas diárias da organização.
  • B Refere-se à fase em que os documentos perderam completamente seu valor de uso e são descartados, sem a necessidade de qualquer avaliação.
  • C É a fase em que os documentos são armazenados permanentemente, pois têm valor histórico ou cultural, sendo preservados indefinidamente.
  • D Refere-se ao armazenamento digital de documentos após o descarte dos documentos físicos.
  • E Trata-se da fase em que os documentos têm uso eventual, mas ainda têm valor administrativo, legal ou fiscal e aguardam a decisão sobre sua destinação final.

Leia o texto a seguir.

A atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo se realiza pela análise e identificação do conteúdo dos documentos, com a seleção da categoria de assuntos, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Acervo Nacional de 2019. [Adaptado].

A atividade à qual o texto se refere é a

  • A produção.
  • B destinação.
  • C avaliação.
  • D classificação.

A gestão de documentos diz respeito ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento. O instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos é denominado:

  • A Acervo.
  • B Comissão de avaliação e destinação.
  • C Protocolo.
  • D Arquivo central.
  • E Tabela de Temporalidade.

Qual é o principal objetivo de um sistema de arquivamento adequado e eficiente em uma organização?

  • A Evitar que documentos antigos sejam consultados ou reutilizados.
  • B Garantir fácil localização e acesso rápido às informações quando necessário.
  • C Impedir que funcionários ou outras pessoas acessem arquivos confidenciais.
  • D Reduzir a quantidade de documentos físicos na organização, evitando desorganização no local de trabalho.

Para otimizar a gestão dos documentos na Prefeitura de Carmo do Rio Verde e torná-la mais eficiente, a equipe identificou a importância de organizar os registros de acordo com a sequência temporal para facilitar a identificação e recuperação. Qual técnica de arquivamento deve ser utilizada para alcançar essa organização?

  • A Arquivamento por ordem alfabética.
  • B Arquivamento por localização física.
  • C Arquivamento por assunto.
  • D Arquivamento cronológico.