Para otimizar a gestão dos documentos na Prefeitura de Carmo do Rio Verde e torná-la mais eficiente, a equipe identificou a importância de organizar os registros de acordo com a sequência temporal para facilitar a identificação e recuperação. Qual técnica de arquivamento deve ser utilizada para alcançar essa organização?
Ana é assistente administrativa em uma empresa e é responsável por gerenciar o fluxo de documentos, agendar reuniões e organizar arquivos. Recentemente ela notou que a equipe de vendas estava enfrentando dificuldades para localizar contratos e outros documentos importantes. Além disso, o número de reuniões com conflitos de horários estava aumentando. O gerente de Ana pediu para ela revisar e melhorar as rotinas administrativas da empresa para evitar esses problemas. Considerando o cenário, a ação mais eficaz apresentada por Ana para otimizar as rotinas administrativas e resolver os problemas identificados é:
A organização de arquivos refere-se à forma como os registros são armazenados e determina os métodos de acesso que podem ser empregados na recuperação dos registros. O método de acesso consiste na forma como os dados podem ser recuperados e manipulados, não à estrutura de organização.
(SANTOS, 2020.)
Sobre os métodos de acesso, analise as afirmativas a seguir.
I. O método de acesso direto permite que os registros sejam acessados rapidamente sem a necessidade de percorrer toda a estrutura de arquivos, sendo ideal para grandes volumes de dados.
II. O método de acesso sequencial é mais adequado para sistemas que requerem atualizações frequentes de documentos, pois permite uma organização dinâmica e modificável.
III. O método em árvore permite a busca eficiente dos registros, dividindo o arquivo em múltiplas camadas, onde os dados são organizados em uma estrutura hierárquica de árvore binária.
IV. O método de empilhamento realiza o acesso aos dados na ordem inversa àquela em que foram gravados, ideal para operações de última entrada, primeira saída.
Está correto o que se afirma apenas em
No contexto da organização de arquivos, a classificação de documentos é uma etapa fundamental para garantir a eficiência e a recuperação da informação. Considerando os métodos de classificação, qual das alternativas abaixo apresenta uma relação INCORRETA entre o método e seu critério principal?
No que tange à ordenação de documentos, um dos principais critérios é o que organiza a documentação por ordem de nomes de pessoas, definido tecnicamente por