Para otimizar a gestão dos documentos na Prefeitura de Carmo do Rio Verde e torná-la mais eficiente, a equipe identificou a importância de organizar os registros de acordo com a sequência temporal para facilitar a identificação e recuperação. Qual técnica de arquivamento deve ser utilizada para alcançar essa organização?
O Estado e as organizações produzem documentos registrando suas atividades e, por isso, tais documentos devem ter valor de prova e testemunho. Esses registros são armazenados, desencadeando a formação de grandes conjuntos documentais, que atendem à demanda informacional pública e/ou privada nas áreas administrativas, jurídicas e culturais. Os documentos de arquivo também atendem à demanda informacional de cidadania e colaboram para a fiscalização do Estado, sendo a base da transparência pública. Além disso, a gestão de documentos permite o uso das informações para o conhecimento e a compreensão aprofundada da realidade e possibilitam a realização de pesquisas em diversos campos científicos.
(SILVA, Luiz Carlos da. Desafios da implementação da política pública de arquivos: as funções arquivísticas e o acesso à informação na prefeitura municipal de Vitória/ES. Luiz Carlos da Silva. – Belo Horizonte, 2020. p. 33.)
As informações contidas nos arquivos buscam:
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes.
(PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. P/61.)
Sobre os sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas a seguir.
I. O método variadex é um método básico numérico.
II. O método soundex é classificado como método de arquivamento padronizado.
III. O método dígito-terminal é classificado como método de arquivamento numérico básico.
IV. O sistema direto de arquivamento requer o auxílio de um instrumento de busca para a localização do documento.
Está correto o que se afirma apenas em
Segundo a definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), a apensação é a:
A organização de arquivos pressupõe a realização de uma série de atividades conhecidas como funções arquivísticas. Associe algumas dessas funções apresentadas na coluna à esquerda aos seus respectivos instrumentos/produtos elencados na coluna à direita.
(1) Produção
(2) Classificação
(3) Avaliação
(4) Descrição
(5) Acesso e Difusão
(6) Conservação e Preservação
( ) Plano de emergência para acervos arquivísticos
( ) Tabela de temporalidade de documentos
( ) Exposição virtual de documentos
( ) Plano de classificação de documentos
( ) Catálogo seletivo de documentos
A sequência correta é