Uma câmara municipal implementou um novo sistema para gerenciar documentos e correspondências recebidas, priorizando eficiência no protocolo, arquivamento e digitalização. Durante um dia de trabalho, o agente administrativo da recepção recebe:
I.Um ofício físico com prazo urgente para resposta.
II.Uma correspondência digital enviada por e-mail sem indicação clara do setor destinatário.
III.Um documento interno que precisa ser digitalizado e anexado ao sistema eletrônico de gestão documental.
Considerando as boas práticas de gestão de documentos e correspondências, qual é a conduta mais adequada para lidar com essas situações de forma eficiente e organizada?
- A Registrar o ofício no protocolo, encaminhá-lo ao setor responsável, direcionar a correspondência digital para triagem administrativa e digitalizar o documento interno, anexando-o ao sistema eletrônico.
- B Manter o ofício físico em papel e armazenar as correspondências digitais no e-mail, atualizando o sistema de gestão apenas ao final do expediente.
- C Digitalizar todos os documentos antes de realizar qualquer registro ou encaminhamento, para garantir que estejam disponíveis no sistema eletrônico.
- D Priorizar o ofício físico devido ao prazo urgente e arquivar os demais documentos temporariamente até que haja tempo para análise e digitalização.
- E Encaminhar a correspondência digital ao setor jurídico para análise preliminar, arquivar o ofício físico provisoriamente e priorizar a digitalização do documento interno.