Nas comunicações oficiais, a assinatura deve conter apenas o nome do cargo e o do setor do órgão que a expede, e não o do ocupante do cargo, de modo a que se garanta o respeito ao princípio da impessoalidade, que deve nortear os expedientes oficiais.
O emprego do padrão culto da língua nas correspondências oficiais está associado à clareza e à impessoalidade requerida nesse tipo de texto.
Nas correspondências oficiais, a uniformidade deve estar presente tanto no texto das mensagens __ por meio do emprego correto dos pronomes de tratamento e de linguagem formal e polida __ quanto na apresentação do expediente __ por meio do tipo de letra adequado, da diagramação correta, de papel uniforme, entre outros requisitos.
O padrão ofício é um tipo de diagramação que pode ser adotado em diversos expedientes, tais como o aviso, o memorando e a exposição de motivos.
Por se referirem à segunda pessoa gramatical, ou seja, à pessoa com quem se fala no discurso, os pronomes de tratamento requerem concordância na segunda pessoa, estando, portanto, de acordo com a prescrição gramatical e conforme as normas de redação de documentos oficiais o seguinte trecho: Vossa Excelência deveis incluir tais questões em vosso discurso.