O e-mail – abreviatura de eletronic mail – é o instrumento que possibilita ao usuário escrever, enviar e receber mensagens, textos, imagens e outros tipos de arquivos através da internet. A ferramenta é intensamente utilizada na comunicação de pessoas que estão distantes e em diferentes fusos horários.
Também é o método de comunicação assíncrona. Confira a seguir do que se trata:
Comunicação síncrona e assíncrona
A comunicação síncrona permite uma conversa quase que instantânea entre o emissor e o receptor da mensagem, como se fosse por telefone. O chat e a videoconferência são exemplos desse tipo de comunicação.
Já a assíncrona não exige a participação simultânea do emissor e do receptor, ou seja, a pessoa pode enviar uma mensagem e o destinatário responder em outro momento. O e-mail, fórum e lista de discussão pertencem a essa classificação.
E-mail e suas características
O e-mail quase substituiu por completo o envio de cartas pela agência de correios. Mesmo que tenha se popularizado de forma marcante, as correspondências não são trocadas com tanta intensidade. Dessa forma, não há como duvidar da importância do e-mail como veículo de comunicação do mundo moderno.
Para o envio de um e-mail é necessário criar a página chamada de provedor. Algumas empresas que disponibilizam esses serviços são: Yahoo, Hotmail, GloboMail, Gmail, MSN, dentre outros.
Além disso, o usuário deve criar uma senha de acesso – password – que será solicitada sempre que a pessoa queira verificar se sua caixa de entrada possui mensagens. Esse sistema de segurança dificulta a ação de hackers.
A estrutura de um e-mail é formada por "nome@provedor.com.br", no qual a palavra “com” significa comercial e o “b” indica a sigla do país, nesse caso o Brasil. O símbolo "@" é fundamental para que o nome do endereço seja identificado pelo sistema.
Normalmente, acima do espaço onde se escreve a mensagem fica o espaço do destinatário (“Para”). Esse campo pode ser preenchido com um ou vários nomes e endereços do correio eletrônico.
Mais abaixo aparece a lacuna do assunto. Para que o mesmo seja enviado ao destinatário, existe um botão com a palavra “enviar”.
Além desses campos fundamentais citados acima, podem existir mais dois espaços a serem preenchidos. Eles são identificados pelas siglas “Cc” (com cópia) e “Cco” (com cópia oculta). O “Cc” indica que a mensagem será copiada para outros endereços de e-mails, cujo as pessoas que as recebem conseguem visualizar para quem foi enviada.
Já no “Cco” a mensagem será enviada para outros usuários de maneira oculta, ou seja, o destinatário não consegue ter acesso aos outros receptores.
Data e hora são enviadas de forma automática na mensagem. Dessa forma, não se faz necessário o preenchimento desses campos ou indicação no início do texto, como acontece nas cartas.
Tudo fica registrado no sistema e separado por pastas:os e-mails recebidos ficam armazenados na “caixa de entrada”; os enviados na pasta de mesmo nome; os excluídos na “lixeira”; e o usuário pode também criar outras pastas para armazenar os e-mails e nomeá-los como preferir.
Através do e-mail é possível enviar mensagens com arquivos em anexo. Esses registros podem ser fotos, documentos, imagens, vídeos, etc. Tudo é enviado em tempo real e sem custos.
De maneira geral, os e-mails devem conter textos curtos e objetivos, e seguir uma estrutura parecida com a da carta. Além de serem utilizados de forma pessoal, são úteis para empresas, instituições, associações, entre outros.
A depender da proximidade entre o remetente e o destinatário a linguagem do texto pode ser formal ou informal.
Como escrever um e-mail formal
Escrever um e-mail formal pode parecer uma tarefa difícil, principalmente porque essa ferramenta é normalmente utilizada para fins pessoais e informais.
Para redigir uma mensagem de maior formalidade, pode-se seguir as orientações abaixo, que tornarão seu e-mail claro e conciso.
Formatação do e-mail
- Use o nome de e-mail profissional;
- Faça um endereço eletrônico com variação do seu verdadeiro nome;,
- Não recorra a apelidos;
- Utilize hifens e pontos.
O e-mail “maria_h_tinha@gmail.com”, por exemplo, não passa uma impressão profissional, ao contrário de “maria.eduarda.granco@hotmail.com”.
Escolha fontes formais. Muitos provedores te darão opções de fontes, estilos e cores, mas é recomendado usar as tradicionais Times New Roman ou Arial. Use uma fonte com tamanho legível, o "12" é o ideal.
No campo do assunto seja curto e objetivo. Use palavras-chave que indiquem exatamente o que foi dito no texto, pois isso ajuda o receptor a não ignorar o e-mail.
Escrevendo a mensagem
Inicie o texto com uma saudação adequada. Evite usar “olá”, “oi”, ou qualquer outra saudação informal.
Se apresente no primeiro parágrafo, caso necessário. Ao enviar e-mails para pessoas com quem não possui relacionamento, diga quem é e porque está escrevendo. A apresentação deve ser feita nas duas primeiras frases.
Dê prioridade às informações mais importantes. Após dizer o motivo do contato, escreva no corpo do texto, logo no início, as informações relevantes, caso contrário, pode cansar o leitor e fazer com que descarte sua mensagem.
Caso escreva a um funcionário do governo, pode usar o exemplo a seguir:
“Meu nome é Marlene Rios. Obtive seu e-mail no site do DETRAN-BA, e gostaria de contestar uma multa que recebi no dia 31 de dezembro de 2016″.
Seja breve. Não existe tamanho padrão para esse tipo de e-mail, mas é indicado que o texto não passe da extensão do monitor.
Enviando a mensagem
Antes de enviar sua mensagem faça revisão da ortografia. Não confie na correção automática do computador.
Certifique-se de que incluiu os anexos, caso tenha, pois é muito ruim reenviar uma mensagem pelo fato de ter esquecido de adicionar os documentos. Seja contido e não exagere na quantidade de arquivos.