A Fazenda Pública, por meio de órgãos competentes para apurar a liquidez e certeza do crédito, procederá a sua inscrição (art. 2º, § 1º, LEF). O termo de inscrição da Dívida Ativa deverá conter os requisitos do art. 2º, § 5º, da LEF e, com base em tal inscrição será extraída a certidão de Dívida Ativa (CDA), que conterá os requisitos do art. 2º, § 6º da LEF.
A certidão de Dívida Ativa constitui-se em título executivo extrajudicial, capaz de aparelhar a ação executiva (ação de execução fiscal).
A inscrição é a forma que a Fazenda Pública tem de, unilateralmente, criar seu próprio título executivo. Realiza-se no livro ou fichário do órgão administrativo, por qualquer processo manual, mecânico ou eletrônico (art. 2º, § 7º, LEF), sendo que na esfera federal, tal ato compete à procuradoria da Fazenda Nacional (art. 12, inc. I da LC 73/93). Deste registro se extrairá um traslado, designado de certidão de Dívida Ativa (art. 2º, § 6º, LEF), que se consubstancia num título executivo extrajudicial (art. 784, inc. IX, CPC/15).
A inscrição implica na suspensão da prescrição, conforme dispõe o art. 2º, § 3º, LEF; no entanto, esse dispositivo se aplica a créditos não tributários, pois em relação aos tributários a lei de execução fiscal avançou em matéria reservada a lei complementar (art. 146, inc. III, letra b, CF/88), sendo este o entendimento do STJ:
Segundo dispõe o art. 3º da LEF “A Dívida Ativa regularmente inscrita goza da presunção de certeza e liquidez. Parágrafo único. A presunção a que se refere este artigo é relativa e pode ser ilidida por prova inequívoca, a cargo do executado ou de terceiro, a quem aproveite”.
O art. 202 do CTN preconiza:
O termo de inscrição da dívida ativa, autenticado pela autoridade competente, indicará obrigatoriamente:
I – o nome do devedor e, sendo caso, o dos corresponsáveis, bem como, sempre que possível, o domicílio ou a residência de um e de outros;
II – a quantia devida e a maneira de calcular os juros de mora acrescidos;
III – a origem e natureza do crédito, mencionada especificamente a disposição da lei em que seja fundado;
IV – a data em que foi inscrita;
V – sendo caso, o número do processo administrativo de que se originar o crédito.
Parágrafo único. A certidão conterá, além dos requisitos deste artigo, a indicação do livro e da folha da inscrição.
De acordo com o art. 203, CTN:
A omissão de quaisquer dos requisitos previstos no artigo anterior, ou o erro a eles relativo, são causas de nulidade da inscrição e do processo de cobrança dela decorrente, mas a nulidade poderá ser sanada até a decisão de primeira instância, mediante substituição da certidão nula, devolvido ao sujeito passivo, acusado ou interessado o prazo para defesa, que somente poderá versar sobre a parte modificada.
Por fim, o art. 39 da Lei n. 4.320/64 dispõe que
os créditos da Fazenda Pública, de natureza tributária ou não tributária, serão escriturados como receita do exercício em que forem arrecadados, nas respectivas rubricas orçamentárias.
§ 1º – Os créditos de que trata este artigo, exigíveis pelo transcurso do prazo para pagamento, serão inscritos, na forma da legislação própria, como Dívida Ativa, em registro próprio, após apurada a sua liquidez e certeza, e a respectiva receita será escriturada a esse título.[…]
§ 5º – A Dívida Ativa da União será apurada e inscrita na Procuradoria da Fazenda Nacional.